Guía operativa

Organización de carpetas Glosa

Cómo organizar tus expedientes localmente para usar Glosa de forma productiva, segura, y alineada a la materialidad RGCE 3.1.42.

Filosofía

Datos del cliente nunca en zonas auto-sincronizadas. OneDrive, Dropbox, Google Drive sincronizan Documents/ por default. Glosa NO usa esa carpeta para evitar que datos de importadores salgan a la nube sin consentimiento explícito.
Cada expediente auto-contenido bajo RGCE 3.1.42 con hash SHA-256 por archivo, manifiesto navegable y bitácora append-only.
Materialidad explícita. Si SAT pide el expediente completo del despacho X del cliente Y, debe estar en una sola carpeta auto-contenida.
Una carpeta raíz, jerarquía clara. Cliente → expedientes → documentos. Sin colisiones, sin atajos, fácil de archivar tras 5 años.

La carpeta del operador

Tu trabajo diario. Visible, simple, NO sincronizada por default.

C:\Glosa\

C:\Glosa\                                # raíz del operador
│
├── clientes/
│   │
│   ├── ACME-SA-DE-CV/                    # 1 carpeta por cliente
│   │   │
│   │   ├── _info-cliente.md              # RFC, domicilio, contactos
│   │   │
│   │   └── expedientes/
│   │       │
│   │       ├── EXP-2026-05-01-importacion-textiles-china/
│   │       │   ├── documentos/           # docs originales
│   │       │   │   ├── factura-INV-001.pdf
│   │       │   │   ├── bl-MAEU-987.pdf
│   │       │   │   ├── packing-001.pdf
│   │       │   │   ├── coo-usmca-001.pdf
│   │       │   │   └── nom-004-cert.pdf
│   │       │   │
│   │       │   ├── pedimento/
│   │       │   │   ├── pre-pedimento.xml
│   │       │   │   └── DICTAMEN-PEDIMENTO-2026-05-01.md
│   │       │   │
│   │       │   ├── dictamenes/
│   │       │   │   ├── DICTAMEN-COO-...md
│   │       │   │   ├── DICTAMEN-RRNA-...md
│   │       │   │   ├── DICTAMEN-FORENSE-...md
│   │       │   │   └── DICTAMEN-CARTA-PORTE-...md
│   │       │   │
│   │       │   ├── rectificacion/        # solo si hubo defecto
│   │       │   │   ├── plan-rectificacion.md
│   │       │   │   ├── calculo-diferencias.md
│   │       │   │   ├── pedimento-complementario.draft.xml
│   │       │   │   ├── carta-autocorreccion.md
│   │       │   │   └── checklist-soportes.md
│   │       │   │
│   │       │   ├── index.md              # manifiesto navegable
│   │       │   ├── metadata.json         # hashes SHA-256 + datos clave
│   │       │   ├── materialidad.md       # checklist RGCE 3.1.42
│   │       │   └── log.md                # bitácora append-only
│   │       │
│   │       ├── EXP-2026-05-08-importacion-electronica-eua/
│   │       └── EXP-2026-05-15-exportacion-aguacate-japon/
│   │
│   ├── BETA-INDUSTRIAS-SA/
│   │   └── expedientes/...
│   │
│   └── ...
│
├── _archivo/                              # expedientes >5 años (Art. 162 LA)
│   ├── 2025/
│   ├── 2024/
│   └── ...
│
├── _plantillas/                           # cartas, formatos reusables
│   └── carta-encomienda-template.md
│
└── _config/                                # opcional
    └── alias-clientes.json

Compañera obligada: cada expediente debe contener un conjunto mínimo de documentos para ser válido ante SAT/ANAM. Ver guía de documentos por expediente para la lista canónica.

Convenciones de nombres

Tipo	Patrón	Ejemplo
Cliente	RAZON-SOCIAL-MAYUSCULAS-SEPARADA-CON-GUIONES	ACME-SA-DE-CV
Expediente	EXP-{YYYY-MM-DD}-{tipo}-{slug}	EXP-2026-05-01-importacion-textiles-china
Factura	factura-{numero}.pdf	factura-INV-2026-001.pdf
BL / Airwaybill	bl-{numero}.pdf	bl-MAEU-987654.pdf
Packing list	packing-{numero}.pdf	packing-2026-001.pdf
Pedimento	pedimento-{folio}.xml	pedimento-26-12-3001-1234567.xml
CoO	coo-{tlc}-{numero}.pdf	coo-usmca-2026-001.pdf
RRNA	rrna-{norma}-{numero}.pdf	rrna-nom-004-cert-modelo-X.pdf

Glosa renombra automáticamente a estas convenciones cuando ejecutas glosa armar-expediente. Si organizas manualmente, sigue el patrón.

Por qué esta convención

Razón	Por qué
Materialidad RGCE 3.1.42	Cada expediente auto-contenido con sus soportes obligatorios listos para defensa ante SAT/ANAM, sin tener que reconstruirlos.
Privacidad	`C:\Glosa\` fuera de zonas auto-sincronizadas (OneDrive/Dropbox) — datos del cliente no salen sin consentimiento explícito.
Búsqueda y archivo	Estructura jerárquica nativa del filesystem: cliente → expedientes → documentos. Cierre fiscal anual = mover una carpeta a `_archivo/{año}/`.
Defensa ante SAT	SAT pide expediente X del cliente Y → `C:\Glosa\clientes\Y\expedientes\EXP-X\`, todo presente con SHA-256 verificable.
Continuidad operativa	Si cambia el operador en la agencia, el nuevo toma `C:\Glosa\` y opera continuo — la organización es autoexplicativa.

Backup y retención

Backup manual a OneDrive

Si quieres respaldar tus expedientes, copia consciente y manualmente: C:\Glosa\clientes\ a una carpeta de OneDrive. NO pongas C:\Glosa\ directo bajo OneDrive — eso sincroniza automáticamente y rompe la promesa de materialidad ADR-004 frente a tu cliente.

Retención de 5 años (Art. 162 LA fracc. VII)

Mueve expedientes cerrados a C:\Glosa\_archivo\{año}\ al cierre fiscal anual. Glosa NO borra nada automáticamente — la gestión del archivo es responsabilidad del operador.

Personalización

Si prefieres otra raíz para tus expedientes (por ejemplo, en disco D:\), puedes pasar la ruta a cada comando con --out:

# Generar expediente en una ruta personalizada
glosa armar-expediente C:\carpeta-cruda\ \
    --regimen importacion \
    --tlc tmec \
    --cliente "ACME SA DE CV" \
    --rfc ABCD123456XYZ \
    --out D:\MisExpedientes\Glosa\

# O configurar un alias en PowerShell para no escribirlo cada vez
function glosa-armar { glosa armar-expediente $args --out D:\MisExpedientes\Glosa\ }

La convención C:\Glosa\ es la recomendación, no la imposición — Glosa respeta cualquier ruta que el operador prefiera.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no Documents/?

Porque en Windows 10/11 con cuenta Microsoft, Documents/ está sincronizado a OneDrive por default. Eso significa que tus expedientes con datos de clientes saldrían a Microsoft sin tu consentimiento explícito — rompe la promesa de materialidad y privacidad de Glosa.

¿Glosa borra o modifica mis archivos?

No. Glosa solo escribe en la carpeta que TÚ le indiques con --out. Nunca borra ni modifica los documentos originales que pasas como input.

¿Qué pasa si renombro un archivo después de que Glosa lo procesó?

El hash SHA-256 del expediente queda inválido. Si necesitas renombrar, hazlo ANTES de invocar armar-expediente — la skill respeta y normaliza tus nombres a la convención canónica.

¿Cómo respaldo manualmente sin sincronizar en vivo?

Usa una herramienta de copia (no de sync) como robocopy en Windows o rsync en macOS/Linux. Programa la copia diaria o semanal a un disco externo o a una carpeta OneDrive, según tu política interna. Lo importante es que sea acción consciente, no sincronización automática.

¿Puedo tener varios operadores trabajando contra la misma carpeta?

Sí. Si comparten una unidad de red o disco común, todos pueden apuntar a la misma C:\\Glosa\\. Para separación por persona, cada operador puede usar D:\\Glosa-{nombre}\\ con su propio --out.

¿Qué documentos debe contener cada expediente?

Hay un núcleo mínimo obligatorio (5 documentos universales) más documentos condicionales según régimen, mercancía y origen. Ver la guía completa en Documentos por expediente.

Recursos relacionados

📄 Documentos por expediente — qué documentos componen cada expediente probatorio.
🚀 Cómo invocar Glosa — pre-requisitos, instalación y los 13 Agentes IA en el Desktop.
⌨️ Modo interactivo y CLI — Terminal Glosa y Equivalente CLI debajo de cada vista.
📖 Glosario aduanal — definiciones operativas con materialidad probatoria.

Esta guía es una recomendación operativa, no una imposición técnica. Glosa respeta cualquier estructura que el operador prefiera mediante las variables GLOSA_HOME y el flag --out. Las convenciones aquí descritas optimizan para materialidad RGCE 3.1.42, robustez ante accidentes y claridad operativa frente a auditorías SAT/ANAM.